En construcción, muchos problemas no nacen en la obra, sino en prácticas que se normalizaron con el tiempo. Funcionan “más o menos”, hasta que dejan de hacerlo… y el costo aparece en forma de retrasos, sobrecostos y desgaste del equipo.
Cerrar el año es un buen momento para cuestionarlas. Estas son cinco prácticas comunes que ya no deberían acompañarnos en 2026, y qué hacer distinto para operar mejor.
1. Usar WhatsApp como repositorio del proyecto
WhatsApp resuelve urgencias, pero no está diseñado para gestionar información. Fotos sin ubicación, acuerdos enterrados en conversaciones y decisiones sin contexto generan pérdidas invisibles que se acumulan con el tiempo.
Qué hacer en su lugar:
Separar comunicación de documentación. Usar un canal ágil para coordinar, pero centralizar la información oficial (avances, evidencias, decisiones) en un solo lugar, estructurado y accesible para todos.
2. Documentar solo cuando “ya hay tiempo”
Cuando documentar es una tarea extra, siempre se posterga. El resultado: reportes incompletos, avances sin evidencia y problemas que aparecen cuando ya no se pueden corregir.
Qué hacer en su lugar:
Integrar la documentación al flujo diario de la obra. Documentar debe ser rápido, contextual y parte del proceso, no un cierre administrativo al final de la semana.
3. Tomar decisiones sin visibilidad del campo
Muchas decisiones estratégicas se toman con información parcial o desfasada. Esto provoca reacciones tardías, ajustes de último minuto y pérdida de control sobre costos y tiempos.
Qué hacer en su lugar:
Asegurar que la información del campo fluya en tiempo casi real hacia la oficina. No para microgestionar, sino para detectar desviaciones antes de que se conviertan en incendios.
4. Centralizar el conocimiento del proyecto en una sola persona
Cuando solo una persona “sabe cómo va la obra”, el proyecto se vuelve vulnerable. Ausencias, cambios de rol o rotación generan fricción inmediata.
Qué hacer en su lugar:
Convertir la información del proyecto en un activo compartido. La continuidad operativa depende de que el proyecto viva en el sistema, no en la memoria de alguien.
5. Aceptar el caos como parte natural de la construcción
Frases como “así es la obra” suelen esconder ineficiencias normalizadas. Retrabajos, confusión y estrés constante no son inevitables, son síntomas de falta de estructura.
Qué hacer en su lugar:
Simplificar procesos, no improvisarlos. El orden no quita velocidad; al contrario, reduce fricción y permite que el equipo se enfoque en construir.
¿Quién debería hacerse cargo de estos cambios?
Estas mejoras no requieren crear nuevos puestos ni procesos complejos. Requieren claridad de liderazgo. En la práctica, así suele funcionar mejor:
- Dirección / Dueños de la empresa
Son quienes deben marcar la prioridad. No para operar, sino para dejar claro que la visibilidad, la documentación y el control no son opcionales. Cuando la dirección lo respalda, el cambio sí ocurre.
- Gerente de proyectos / PM
Es quien mejor puede traducir la intención en operación. Define qué se documenta, cómo se reporta y asegura que la información fluya entre campo y oficina sin fricción.
- Residente o líder de obra
No como responsable administrativo, sino como punto clave de captura. Cuando la documentación es simple y rápida, el equipo de campo se convierte en el principal aliado del control del proyecto.
- Administración / oficina técnica
Su rol es asegurar continuidad: que la información esté completa, ordenada y disponible cuando se necesita, especialmente al cierre del proyecto.
Un principio clave
Estas mejoras no funcionan cuando se perciben como “otra tarea más”. Funcionan cuando se entienden como parte natural de la forma de operar la obra.
No se trata de trabajar más.
Se trata de trabajar con claridad.
Para empezar a cerrar el año
Dejar estas prácticas no requiere una transformación radical inmediata, pero sí una decisión clara: trabajar con mayor visibilidad, trazabilidad y control.
La obra seguirá siendo compleja.
La diferencia está en cómo gestionamos esa complejidad.
Cerrar 2025 también es decidir qué prácticas ya no merecen pasar a 2026.
