En construcción, el tiempo es dinero y la confusión puede salir cara. Durante años, grupos de WhatsApp, llamadas y cadenas de correos han sido la forma “normal” de coordinar aprobaciones en los proyectos.
Pero a medida que los equipos crecen, los presupuestos aumentan y los tiempos se reducen, las grietas en estos métodos informales comienzan a notarse. Se pierden aprobaciones. Se difuminan responsabilidades. Y los malos entendidos cuestan caro. Es ahí donde entran los flujos de aprobación digitales y estructurados.
En BuildPeer, hemos trabajado de la mano con empresas constructoras de toda Latinoamérica para ayudarlas a migrar de la coordinación informal hacia flujos estructurados. Y esto no se trata solo de digitalizar formularios: se trata de construir una base para decisiones más rápidas, mayor rendición de cuentas y claridad operativa.
Aquí te explicamos por qué los workflows digitales están convirtiéndose en el nuevo estándar de la gestión moderna de proyectos… y cómo puedes implementarlos con éxito.
El problema con las aprobaciones informales
A simple vista, usar WhatsApp o correo parece rápido y familiar. Pero cuando se trata de decisiones críticas como aprobaciones de materiales, órdenes de cambio o ajustes presupuestales, la comunicación informal genera grandes desafíos:
- Cero trazabilidad: ¿Quién aprobó qué, y cuándo? Con mensajes de chat no hay historial ni evidencia clara.
- Detalles perdidos: La información clave se pierde entre decenas de mensajes o llamadas que no quedan registradas.
- Retrasos por confusión: Sin un flujo estandarizado, las aprobaciones se detienen por malentendidos o porque alguien no estuvo enterado.
- Transiciones difíciles: Cuando alguien deja el proyecto, el conocimiento no siempre se transfiere de forma clara.
El valor de un flujo estructurado de aprobaciones
Un sistema digital de aprobaciones, como el que integra BuildPeer, resuelve estos problemas estandarizando cómo se toman las decisiones. ¿Cómo lo hace?
- Historial claro: Cada aprobación queda registrada con nombre, fecha y documento. Nunca más tendrás que buscar en chats lo que se dijo.
- Visibilidad en tiempo real: Todos pueden ver si una aprobación está pendiente, aceptada o rechazada. Esto reduce incertidumbre y acelera el proceso.
- Notificaciones automáticas: En vez de estar persiguiendo a alguien por una respuesta, el sistema notifica a los responsables en cada etapa.
- Proceso estandarizado: Ya sea para pedidos de materiales, RFIs u órdenes de cambio, todos los equipos siguen el mismo flujo. Esto reduce errores y facilita la capacitación.
¿Cómo pasar de WhatsApp a un Workflow?
No necesitas transformar todo tu sistema de un día a otro. Empieza sencillo:
- Elige un proceso: Escoge una aprobación frecuente y que tenga impacto (por ejemplo, pedidos de materiales o cambios de diseño).
- Digitaliza el formulario: Usa BuildPeer para crear un formato sencillo y adaptado a móvil.
- Define el flujo de aprobación: ¿Quién aprueba primero? ¿Quién revisa después? ¿Qué pasa si alguien no está disponible?
- Entrena a un solo equipo: Comienza con un equipo piloto para probar, aprender y ajustar.
- Mide resultados: Lleva métricas de tiempo ahorrado y errores evitados. Así demuestras el valor real.
Conclusión
La industria de la construcción está evolucionando, y la forma en que se toman decisiones también debe hacerlo. Pasar de chats de WhatsApp a flujos digitales estructurados no se trata solo de eficiencia: se trata de construir una forma de trabajo más confiable, más clara y escalable.
En BuildPeer, estamos aquí para ayudar a los equipos constructores a modernizar su forma de colaborar, sin perder la agilidad a la que están acostumbrados.
